תזכורות אוטומטיות ללקוחות בוואטסאפ: המדריך המלא

כיסא ריק באמצע יום עבודה הוא לא רק שעה שהלכה לאיבוד. זה חומר שהוכן, משבצת שמישהי אחרת רצתה, ולפעמים גם הסיבה שהיום נגמר במינוס. רוב הלקוחות שלא מגיעות לא עושות את זה בכוונה: הן פשוט שכחו. תזכורת בוואטסאפ, בזמן הנכון, פותרת את רוב הבעיה בלי שתצטרכי להרים טלפון.

למה לקוחות לא מגיעות לתור?

כשבודקים למה תור "נשרף", כמעט תמיד מגיעים לאחת מארבע סיבות. הטובה: את כולן אפשר לפתור עם הודעה אחת או שתיים.

• התור נקבע לפני כמה שבועות ונשכח בין כל השאר.
• האישור נשלח במייל, ומיילים כאלה רבות לא פותחות.
• התוכניות השתנו, והלקוחה מתביישת להתקשר ולבטל.
• אין לה את הכתובת או את פרטי ההגעה, והיא מאחרת או מוותרת.

תזכורת טובה מטפלת בכל ארבע הסיבות: היא מזכירה, היא מגיעה לערוץ שהלקוחה באמת קוראת, היא נותנת דרך קלה לשנות או לבטל, והיא יכולה לכלול את פרטי ההגעה. על הצד הפסיכולוגי של הברזות כתבנו בהרחבה במדריך על הברזות ותזכורות בוואטסאפ.

איך עובדות תזכורות בוואטסאפ?

מערכת ניהול תורים כמו קליקי שולחת את ההודעות דרך WhatsApp Business Platform הרשמי של Meta. כל סוג הודעה הוא תבנית שמאושרת מראש על ידי Meta, ובכל תור המערכת ממלאת בה את הפרטים: שם העסק, השירות, התאריך והשעה. כך זה נראה אצל הלקוחה:

בקליקי כל תור מקבל רצף הודעות קבוע. שלוש הודעות פעילות כברירת מחדל, ואת השאר אפשר להפעיל בלחיצה:

בתוכניות בסיסי וצמיחה ההודעות יוצאות מהמספר של קליקי, ובתוכנית מקצועי ממספר הוואטסאפ של העסק שלך. לקוחות מזהות מספר שכבר שמרו, ולכן מספר של העסק מרגיש אישי יותר.

איך מגדירים תזכורות?

ההגדרה הראשונית לוקחת כמה דקות:

1. פותחים חשבון ומגדירים את העסק

בהרשמה עונים על כמה שאלות: שם העסק, סוג העסק, השירותים, שעות הפעילות, המיקום ומספר הוואטסאפ שלך. לפי סוג העסק קליקי מציעה רשימת שירותים התחלתית עם משך ומחיר, ואת עורכת אותה כרצונך.

2. בוחרים הודעות ותזמונים בעמוד ההתראות

בעמוד ההתראות מפעילים או מכבים כל הודעה וקובעים מתי יוצאות התזכורות, למשל 24 שעות או 60 דקות לפני התור. נוסח ההודעות עצמו קבוע, כי כל הודעה עסקית בוואטסאפ חייבת לצאת מתבנית שמאושרת על ידי Meta.

3. שולחים הודעת בדיקה לעצמך

לכל הודעה יש כפתור "שליחת בדיקה" ששולח אותה למספר הוואטסאפ שלך. כך רואים בדיוק מה הלקוחה תקבל, לפני שזה עולה לאוויר.

4. משתפים את קישור קביעת התורים

שימי את הקישור בביו באינסטגרם, בסטטוס ובכל מקום שלקוחות פונות אלייך. מרגע שלקוחה קובעת תור דרכו, ההודעות יוצאות לבד. אם היא משנה את השעה, התזכורות עוברות לשעה החדשה; אם היא מבטלת, הן לא נשלחות.

כשהלקוחה לוחצת על הכפתור בתזכורת, נפתח עמוד שבו היא יכולה לבחור שעה אחרת או לבטל, בלי להתקשר. לקוחה שמבטלת יום לפני היא משבצת שאפשר עוד למלא. שאלות על ההגדרה, על תוכניות או על מספר הוואטסאפ? יש תשובות מפורטות במרכז העזרה של קליקי.

וואטסאפ, SMS, מייל או טלפון: מה מתאים לעסק שלך?

אין ערוץ אחד שמתאים לכל עסק, אבל לרוב העסקים המקומיים בישראל ההבדלים ברורים:

מה הופך תזכורת לאפקטיבית?

גם אם את שולחת תזכורות בעצמך, כדאי לבדוק שכל תזכורת עומדת בכמה כללים. בתבניות של קליקי הם כבר מובנים:

• ברור ממי ההודעה: שם העסק מופיע כבר בשורה הראשונה.
• השירות, היום והשעה כתובים במפורש.
• יש דרך קלה לשנות או לבטל, בלי להתקשר.
• ההודעה קצרה. הודעה ארוכה נקראת פחות.
• התזמון נכון: יום לפני נותן זמן לבטל, שעה לפני מוודאת שיוצאים בזמן.

טעויות שכדאי להימנע מהן

• לשלוח רק תזכורת אחת, שבוע מראש. הלקוחה זוכרת היום, ושוכחת עד התור.
• לא לתת דרך לבטל. לקוחה שלא יכולה לבטל בקלות פשוט לא מגיעה.
• לשלוח מהטלפון הפרטי בשעות מאוחרות. מערכת שולחת בזמן קבוע ומכבד.
• להעמיס בתזכורת מבצעים ופרסומות. תזכורת צריכה להישאר תזכורת.

כמה תורים נכנסים בתוכנית החינמית?

בקליקי התורים עצמם ללא הגבלה בכל התוכניות; מה שנספר הוא הודעות הוואטסאפ שהמערכת שולחת. עם שלוש ההודעות שפעילות כברירת מחדל, תור טיפוסי משתמש בשלוש הודעות, כך שהתוכנית החינמית מכסה בערך 166 תורים בחודש.

השורה התחתונה

תזכורות בוואטסאפ הן אחד השינויים הקטנים עם ההשפעה הגדולה ביותר על היומן: פחות כיסאות ריקים, פחות טלפונים, ויותר שקט בראש. כשהתזכורות יוצאות לבד, את רואה את התמונה המלאה בעמוד התובנות: הכנסות, השירותים הרווחיים ולקוחות שחוזרות.

אם עוד אין לך מערכת ניהול תורים עם תזכורות בוואטסאפ, אפשר להתחיל בתוכנית החינמית ולראות את ההבדל כבר בשבוע הראשון.